W dzisiejszych czasach wysyłanie maili jest powszechne. W zależności od wykonywanej pracy, codziennie każdy z nas wysyła od kilku do nawet kilkuset wiadomości elektronicznych. Wygląd maili oraz ich treść są swego rodzaju wizytówką piszącej je osoby, co warto mieć na uwadze zwłaszcza podczas pierwszego kontaktu z adresatem.
Mimo iż temat pisania maili wydaje się sprawą oczywistą i niewartą uwagi, wiele osób nie wie w jaki sposób je pisać, bądź powiela powszechne błędy związane ze strukturą wiadomości lub stosowanych form grzecznościowych. Poniższy artykuł skupia się na zasadach, jakie powinny obowiązywać nas w oficjalnej korespondencji mailowej, w relacjach formalnych czy biznesowych.
Rozpoczęcie maila
Przede wszystkim należy wspomnieć, że błędem jest całkowite pomijanie przywitania w mailu i przechodzenie od razu do meritum sprawy.
Najbezpieczniejszą formą rozpoczęcia maila jest użycie formy „Szanowni Państwo”. Jeśli zaś wiemy, że mail kierujemy do konkretnej osoby, można użyć formy „Szanowny Panie” lub „Szanowna Pani”. Do zwrotów tych nigdy nie dodajemy nazwiska, ale możemy dodać imię, o ile je znamy i o ile wiadomo nam, że nie urazi to odbiorcy. Formę „Szanowny Panie”/”Szanowna Pani” możemy połączyć również z tytułem, np. „Szanowna Pani Profesor” (tytuł zawsze powinniśmy zapisać wielką literą).
Poprawną i stosunkowo standardową formą będzie również użycie słowa „Dzień dobry” niezależnie od pory dnia. Zaletą tego powitania jest jego uniwersalność i to, że może zastąpić oficjalnie „Szanowni Państwo”. Jednak i tutaj językoznawcy wskazują na pułapki. Mail rozpoczynający się słowami „Dzień dobry” może zostać odczytany wieczorem lub w nocy i wówczas użyta forma przywitania traci sens.
Niepoprawne jest też rozpoczynanie maila słowem „Witam”. Temat ten wywołał swego czasu burzliwą dyskusję, a jej inicjatorem był Michał Rusinek, znany głównie jako były sekretarz Wisławy Szymborskiej, który oświadczył niegdyś, że nie zamierza odpowiadać na maile rozpoczynające się od błędnego sformułowania „Witam”.
W jednym z wywiadów definitywnie stwierdził on bowiem – cytuję – „…Uważam, że używanie tego słowa jest zasadne tylko w jednej sytuacji. Tak może do nas powiedzieć gospodarz lub gospodyni, kiedy do niego/niej przychodzimy. Jest wtedy powitaniem, a nie przywitaniem. Gospodarze witają mnie w swojej przestrzeni, więc powiedzenie „witam” jest jak najbardziej na miejscu. Kiedy studenci piszą do mniej maile, które zaczynają się od „witam”, to jak mam to odebrać? Że Internet jest ich przestrzenią, że są jego gospodarzami?”
Słowa te stały się zaczątkiem burzliwej dyskusji między językoznawcami. W kwestii tej wypowiedział się również prof. Jerzy Bralczyk, zdaniem którego zwrot „Witam” rzeczywiście powinien być używany z rozwagę, tylko w konkretnych sytuacjach.
Jednak rzeczywistość okazuje się zupełnie inna. Wiele osób, nawet tych świadomych błędnego użycia wyrażenia „Witam” na początku maila, nadal używa tego sformułowania, albo po prostu nie piętnuje jego użycia przez inne osoby. Trudno też wyobrazić sobie sytuację, by w kontaktach biznesowych nie odpowiadać na maile rozpoczynające się od „Witam” lub skreślać możliwość nawiązania współpracy z nowym kontrahentem tylko dlatego, że kierując do nas mail napisał to słowo na początku korespondencji z nami.
Na stronie poradni językowej PWN można przeczytać, że formy rozpoczynania maila pochodzą na ogół z rozmów bezpośrednich, stąd zapewne trend używania również słowa „witam”. Współczesna grzeczność językowa charakteryzuje się dążeniem do skracania dystansu między rozmówcami, zarówno w mowie, jak i w piśmie. „To typowe dla ludzi młodych, nieakceptowane zaś w większości przez ludzi starszych” – wyjaśnia na łamach poradni PWN, profesor Małgorzata Marcjanik, językoznawca.
Jeśli zatem zależy nam na zachowaniu poprawności językowej w pisanych mailach, warto przywiązać się do form wymienionych jako pierwsze „Szanowni Państwo”/”Szanowny Panie”/”Szanowna Pani”, budzących najmniej wątpliwości.
Na koniec rozważań o rozpoczynaniu maila, warto wspomnieć, że po formie przywitania stawiamy przecinek, a dalszą treść maila piszemy rozpoczynając ją z małej litery, w nowej linii, najlepiej oddzielonej przerwą od formy przywitania się.
Tytuł zgodny z treścią maila
Istotnym elementem wiadomości elektronicznej jest także jej temat, którego określenia jest wciąż lekceważone przez wielu nadawców. Zdarza się, że w pośpiechu pomijamy to pole lub wpisujemy do niego kilka przypadkowych liter z klawiatury. Temat wiadomości jest niezwykle istotny z dwóch powodów. Po pierwsze, kiedy wysyłamy maila do osoby, której nie znamy, istnieje możliwość, że brak tematu zadecyduje o jej zignorowaniu lub usunięciu. Jednak większy problem powstaje, kiedy nie wpisujemy tematów wiadomości, a korespondujemy z kimś często. Przy okazji wyszukiwania ważnego maila z przeszłości, w wynikach wyszukiwania pojawia się wtedy kilkadziesiąt wiadomości o treści „Brak tematu”. W której z nich jest treść, której szuka adresat? Podobna sytuacja ma miejsce, kiedy nadawca rozpoczyna nowy wątek korespondencji, ale robi to odpowiadając na starego maila bez zmiany tematu.
Ekonomia słowa
Kolejną bardzo ważną sprawą jest styl, w jakim tworzymy nasze wiadomości. Jasne, zwięzłe i przede wszystkim poprawne stylistycznie wiadomości mailowe z pewnością odniosą większy sukces niż te pisane w sposób niedbały i nieprzemyślany.
Nie możemy również zapomnieć o poprawności gramatycznej i językowej, warto zwrócić szczególną uwagę na ortografię, poprawną interpunkcję oraz gramatykę. Nie nadużywajmy skrótów, nie piszmy maila dużymi literami, bo to wygląda jakbyśmy krzyczeli, nie nadużywajmy emotikonek. Ton maila powinien być dostosowany do sytuacji i do naszego odbiorcy. Jeśli piszemy do kolegi możemy sobie pozwolić na ton luźny i przyjacielski, zupełnie inaczej będą brzmiały nasze maile do kontrahentów. To jak wygląda nasz mail, jak brzmi, świadczy o nas, o naszym profesjonalizmie, o podejściu do pracy, a także stosunku do odbiorcy, dlatego przywiązujmy do tego co piszemy i jak piszemy dużą wagę.
Zakończenie maila
W wersji oficjalnej lub w przypadku, gdy znamy kogoś słabiej warto użyć grzecznościowego standardu: „Z wyrazami szacunku” lub „Z poważaniem”. Świadczy to nie tylko o szacunku, ale również o dobrych manierach. W przypadku maili kierowanych do osób, z których łączy nas dobra znajomość, w zupełności wystarczy zwykłe „Pozdrawiam” lub „Z pozdrowieniami”.
Warto również wspomnieć, iż pod spodem nie może zabraknąć także naszego podpisu z imieniem i nazwiskiem, nawet wtedy, gdy naszą korespondencję przesyłamy w imieniu większej grupy osób.
Na koniec kilka dodatkowych zasad związanych z korespondencją elektroniczną:
- Niedopuszczalne jest wysyłanie wiadomości do wielu odbiorców jednocześnie i automatyczne udostępnianie ich adresów e-mail. Wyjątkiem są sytuacje, kiedy wysyłamy mail do kilku osób w danej firmie, których dotyczy temat naszej korespondencji.
Gdy jesteśmy zmuszeni do wysłania jednego maila do grupy niezwiązanych ze sobą osób, które nie powinny zobaczyć swoich adresów mailowych, pamiętajmy o opcji „ukryta kopia”.
- Dodając do wiadomości załączniki, zawsze informujmy o nich w treści maila, krótko opisując co zawierają.
- Oszczędnie używajmy CapsLocka. Pisanie całych fraz dużymi literami traktowane jest jak krzyczenie na odbiorcę. Jeśli koniecznie chcemy coś podkreślić, warto to po prostu pogrubić.
- Unikajmy skrótów, zwłaszcza takich, których odbiorca może nie znać.
- Nie przesadzajmy z emotikonami. W korespondencji służbowej stosujmy emotikony tylko wtedy, gdy mamy pewność, że odbiorca dobrze rozpozna ich znaczenie. Raczej nie używajmy emotikonów przy pierwszym kontakcie mailowym z adresatem.
Podobne artykuły:
